Bakgrunn
Den åpne dør er en del av Frelsesarmeens rusomsorg og har 27 ansatte fordelt på 13,5 årsverk. Enheten jobber tett med mennesker som trenger både relasjonell støtte og praktisk oppfølging i hverdagen. De ansatte følger beboerne i alt fra medisinhåndtering og helsetjenester til avtaler utenfor huset, og arbeidet er sterkt forankret i miljøterapi. For å kunne drive dette arbeidet effektivt, er alle medarbeidere avhengige av et velfungerende journalsystem som sikrer at viktig informasjon dokumenteres, deles og er lett tilgjengelig. I tillegg krever samarbeidet med eksterne instanser som leger, NAV, ruskonsulenter og pårørende en plattform hvor man enkelt kan finne og kontakte de riktige personene.
Utfordring
Tidligere brukte Den åpne dør et eldre journalsystem som viste seg å være både tungvint og lite fleksibelt. Innloggingen besto av flere trinn, og det hendte ofte at ansatte ble utestengt dersom systemet allerede hadde nådd sitt tak på samtidige brukere. Dette skapte både irritasjon og tidstap i arbeidshverdagen. Systemet var lite intuitivt og krevde mye kjennskap for å kunne navigeres, noe som gjorde det ekstra krevende for vikarer eller ansatte som ikke brukte det så ofte.
Mangelen på tilpasningsmuligheter var en annen utfordring. Det gamle systemet var statisk og lot seg ikke forme etter arbeidsmetodene ved Den åpne dør. Rapportering og resultatmålinger ble tidkrevende prosesser, der man måtte hente ut og beregne tall manuelt. Resultatet var at mye tid gikk med til administrasjon og dokumentasjon, tid som egentlig burde vært brukt sammen med beboerne.
Løsning
Med Ad Curis har Den åpne dør et journalsystem som er enklere å bruke, raskere å navigere i og mulig å tilpasse etter egne behov. Implementeringen ble fulgt tett opp av konsulenter som både ga opplæring til superbrukere og var tilgjengelige for spørsmål underveis. Opplæringen ble gjennomført steg for steg. Med brukermanualer og tydelige veiledere fikk både ledelse og ansatte en trygg overgang til det nye systemet.
Forskjellen merkes tydelig i hverdagen. Der hvor det tidligere var fire pålogginger for å nå frem til dokumentasjonen, holder det nå med ett klikk. Journalføring går raskere, det er enkelt å legge inn avtaler i kalenderen, og ferdige maler gjør administrative oppgaver mer effektive. Rapporteringen til velferdsetaten er også betydelig forenklet gjennom skåringsverktøy og automatiske beregninger. I tillegg kan systemet tilpasses slik at både dashbord og menyer speiler den arbeidsflyten som ansatte kjenner fra før.
Ønsker du å høre mer om overgangen til Ad Curis?
Kontaktinformasjon
Beate Haaberg Fernandez
+ 47 46420414
beate.fernandez@frelsesarmeen.no
